Kuşadası’nın arşivi dijitale geçiyor

 Kuşadası Belediyesi ile yasa gereği kapanan Davutlar, Güzelçamlı Belediyelerinin arşivleri tek merkezde toplanıyor. Arşiv yönetmeliği  gereği sınıflandırmaları yapılmak üzere tek merkezde toplanan arşivler, ikinci aşamada ise dijital ortama aktarılacak. Kuşadası Belediyesi Davutlar Hizmet Binasında oluşturulan arşiv için, önce Davutlar Belediyesinin 45 yıllık arşivi elendi. Arşiv yönetmeliğine göre 5-10 ve 15 yıllık ve sınırsız saklanacak evraklar tasnif edildi. Aynı işlem 15 yıllık Güzelçamlı Belediyesinin arşivinde  uygulandıktan sonra Kuşadası Belediyesinin arşivine geçildi.             Kuşadası Belediyesi Meclisinde alınan karar ile oluşturulan arşivin tüm belgeleri bir araya toplayacağını söyleyen belediye başkanı Özer Kayalı, “Davutlar hizmet binasının altında 35 bin klasörlük arşiv oluşturuldu. Kuşadası Belediyesi  ile kapanan  Davutlar, Güzelçamlı Belediyelerinin tüm arşiv dosyaları  buraya aktarıldı. Bu çalışmaları yapmak üzere her üç arşiv için beşer kişilik tasnif komisyonları oluşturuldu. Komisyonlar belgeleri arşiv yönetmeliğine uygun olarak 5-10-15 ve sınırsız olmak üzere, önemlerine göre düzenliyor. Örneğin İmar ve özlük dosyaları sınırsız süre saklanması gereken dosyalar. Bunların dışında arşiv yönetmeliğine göre önemi ve güncelliğini kaybeden dosyalar yine kayıt altına alındıktan sonra, komisyon gözetiminde kontrollü bir şekilde imha ediliyor. Davutlar ile Güzelçamlı arşivlerinde işlemler tamamlandı. Sıra Kuşadası Belediyesinin arşivine geldi. 2002 Yılında arşivi su basmış, dosyaların büyük bölümü tahrip olmuş. Kurtarılabilecek dosyaların tümü titiz bir çalışma ile koruma altına alınacak. Bu çalışmalar bittikten sonra klasörler sınıflandırılarak  kayıt altına alınacak. Davutlar,Güzelçamlı ve Kuşadası Belediyelerinin güncel klasörleri için de ayrıca Kuşadası Belediyesi binasında bir arşiv oluşturulacak” dedi.             Başkan Kayalı, arşivlerin bir merkeze toplanmasından sonra  sıranın dosyaları dijital ortama aktarmasına geleceğini söyledi. Kayalı, “Arşivimizin bir merkezde toplanmasından sonra, Belediyemizdeki birimlerin dolaplarında sadece güncel dosyalar tutulacak, geri kalanların tümü arşive gönderilecek. Son aşamada ise arşiv dosyalarının, belgelerinin tümü bilgisayar sistemine geçecek, dijital ortama aktarılacak. Tüm bu işlemler tamamlandıktan sonra arşivlerin tozlu raflarında dosyalar aranmayacak. Bilgisayardan tüm dosyalara ulaşılabilecek”dedi.